Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n:
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Vollzeit: 40 Stunden pro Woche (1,0 FTE)
Standort: Mainz
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Sie organisieren vorausschauend, behalten Termine und Unterlagen im Blick und arbeiten gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen? Bei RMS übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion, mit direktem Kontakt zu unseren Mandanten und einem klaren Schwerpunkt auf Organisation und Koordination.
Über RMS
Die RHEIN-MAIN STEUERBERATUNG PartG mbB Kalthoff & Krohn Steuerberater | Wirtschaftsprüfer (RMS) betreut nationale und internationale Mandanten verschiedener Branchen. An unseren Standorten Frankfurt am Main, Ginsheim-Gustavsburg und Mainz sind rund 45 Kolleginnen/Kollegen. Unsere Kanzlei arbeitet überwiegend digital und setzt moderne IT sowie KI-gestützte Anwendungen zur Weiterentwicklung ihrer Arbeitsabläufe ein.
Ihre Rolle
An unserem Standort Mainz unterstützen Sie die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und koordinieren die Zusammenarbeit mit den fachlichen Teams. Die Position richtet sich an Menschen mit Erfahrung im Kanzleiumfeld, die ihren beruflichen Schwerpunkt bewusst in der Assistenz sehen. Sie unterstützen die Mandatsbetreuung organisatorisch; die eigenständige steuerliche oder prüferische Sachbearbeitung gehört nicht zum Aufgabenschwerpunkt. Die fachliche Beurteilung und Verantwortung verbleiben bei den zuständigen Berufsträgern und Fachverantwortlichen.
Ihre Aufgaben
- Termine und Besprechungen der Geschäftsleitung koordinieren, Unterlagen zusammenstellen und vereinbarte organisatorische Aufgaben nachhalten; interne Veranstaltungen planen, buchen und final organisieren.
- Büroabläufe organisieren sowie als Ansprechperson für Mandanten, Geschäftspartner und interne Teams Anliegen aufnehmen und gezielt weiterleiten.
- Korrespondenz, Präsentationen und weitere Dokumente erstellen, bearbeiten und nach Vorgabe abstimmen; elektronische Akten und digitale Ablagen pflegen.
- Die Mandatsbetreuung organisatorisch unterstützen: Unterlagen anfordern, Eingänge dokumentieren, fehlende Unterlagen nachhalten sowie Mandantentermine vor- und nachbereiten.
- Vorgegebene Fristen und Wiedervorlagen erfassen, überwachen und drohende Überschreitungen rechtzeitig an die zuständigen Fachverantwortlichen melden; Korrespondenz mit Behörden und Institutionen nach fachlicher Vorgabe vorbereiten.
- Fortbildungen und interne Schulungen organisieren sowie bei der Verbesserung digitaler Arbeitsabläufe und der Einführung geeigneter KI-Anwendungen mitwirken.
Das bringen Sie mit:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Organisationsfunktion, idealerweise in einer Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei.
- Den ausdrücklichen Wunsch, dauerhaft in einer organisierenden und koordinierenden Assistenzfunktion zu arbeiten.
- Sichere Anwenderkenntnisse in Microsoft Word, PowerPoint, Excel und Outlook sowie praktische DATEV-Anwenderkenntnisse; Bereitschaft, sich in die bei uns eingesetzten Anwendungen einzuarbeiten.
- Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise; die Fähigkeit, Prioritäten abzustimmen und auch bei mehreren parallelen Anliegen den Überblick zu behalten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse für die schriftliche und telefonische Kommunikation sowie grundlegende Englischkenntnisse mit Bereitschaft zur Weiterentwicklung
- Verbindliche Kommunikation, ein sicheres Auftreten und die Fähigkeit, benötigte Informationen und vereinbarte Termine freundlich und konsequent nachzuhalten.
- Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Mandanten- und Unternehmensinformationen sowie Freude an enger Zusammenarbeit im Team.
- Interesse an digitalen Prozessen und KI-Anwendungen sowie die Bereitschaft, Ihre IT- und Organisationskenntnisse durch Fortbildungen weiterzuentwickeln.
Das erwartet Sie bei uns
- Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit 40 Stunden pro Woche und enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
- Ein digital ausgestattetes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team aus Assistenz, Fachmitarbeitenden und Berufsträgern.
- Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und digitale Verbesserungen gemeinsam im Team umzusetzen.
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie eine Ihrer Qualifikation und Erfahrung entsprechende Vergütung.
Ihre Bewerbung
Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und relevante Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse per E-Mail an kalthoff@rms-stb.de oder buenuel@rms-stb.de. Nennen Sie bitte Ihren bevorzugten Standort, Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung als Jahresbruttogehalt für 40 Wochenstunden. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.
Für Fragen vorab erreichen Sie Dirk Kalthoff unter +49 173 5764680 oder Zeliha Bünül unter +49 6131 3864-0.