Kanzleimanager (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n:

Vollzeit: 40 Stunden pro Woche (1,0 FTE)
Standort: Mainz
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Sie organisieren vorausschauend, behalten Termine und Unterlagen im Blick und arbeiten gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen? Bei RMS übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion, mit direktem Kontakt zu unseren Mandanten und einem klaren Schwerpunkt auf Organisation und Koordination.

Über RMS

Die RHEIN-MAIN STEUERBERATUNG PartG mbB Kalthoff & Krohn Steuerberater | Wirtschaftsprüfer (RMS) betreut nationale und internationale Mandanten verschiedener Branchen. An unseren Standorten Frankfurt am Main, Ginsheim-Gustavsburg und Mainz sind rund 45 Kolleginnen/Kollegen. Unsere Kanzlei arbeitet überwiegend digital und setzt moderne IT sowie KI-gestützte Anwendungen zur Weiterentwicklung ihrer Arbeitsabläufe ein.

Ihre Rolle

Als Kanzleimanager/in übernehmen Sie eine zentrale Funktion bei der Organisation, Steuerung und Weiterentwicklung unseres Kanzleibetriebs. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und sorgen dafür, dass organisatorische, personelle und administrative Prozesse effizient und zuverlässig ineinandergreifen.

Sie behalten die betrieblichen Abläufe im Blick, koordinieren Ressourcen, entwickeln bestehende Strukturen weiter und schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleitung und fachlichen Teams. Dabei verbinden Sie unternehmerisches Denken mit einer strukturierten, lösungsorientierten Arbeitsweise und tragen aktiv zur Weiterentwicklung unserer Kanzlei bei.

Ihre Aufgaben

Kanzleiorganisation und Betriebssteuerung: Sie verantworten die Organisation des laufenden Kanzleibetriebs, koordinieren übergreifende Abläufe und stellen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Standorten und Fachbereichen sicher.
Prozessmanagement: Sie analysieren bestehende Arbeitsabläufe, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln gemeinsam mit der Geschäftsleitung und den Fachbereichen praktikable Lösungen.
Personal- und Ressourcenmanagement: Sie unterstützen die organisatorische Personalplanung, koordinieren personelle und sachliche Ressourcen und wirken an der Gestaltung effizienter Arbeitsstrukturen mit.
Schnittstellenmanagement: Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleitung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und administrativen Bereichen und sorgen für klare Zuständigkeiten und transparente Informationsflüsse.
Qualitäts- und Organisationsmanagement: Sie entwickeln organisatorische Standards weiter, begleiten deren Umsetzung und unterstützen die Sicherstellung einheitlicher und nachvollziehbarer Kanzleiabläufe.
Digitalisierung und Technologie: Sie begleiten die Weiterentwicklung digitaler Prozesse, unterstützen die Einführung geeigneter Softwarelösungen und wirken an der Integration sinnvoller KI-Anwendungen in den Kanzleialltag mit.
Projektmanagement: Sie planen und koordinieren kanzleiinterne Projekte, verfolgen vereinbarte Maßnahmen und sorgen dafür, dass Zuständigkeiten, Zeitpläne und Ergebnisse im Blick bleiben.
Controlling und Kennzahlen: Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei der Aufbereitung organisatorischer und betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und schaffen damit eine Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Standort- und Infrastrukturmanagement: Sie koordinieren organisatorische Anforderungen der Kanzleistandorte und stellen sicher, dass die notwendigen Arbeitsmittel, Dienstleister und Rahmenbedingungen für einen reibungslosen Betrieb vorhanden sind.
Berichtswesen und Geschäftsleitungsunterstützung: Sie bereiten relevante Informationen und Entscheidungsgrundlagen auf, berichten über den Stand laufender Maßnahmen und unterstützen die Umsetzung strategischer und organisatorischer Vorhaben.

Das bringen Sie mit:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r und/oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r. Alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium sowie eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Berufserfahrung in der Kanzleiorganisation, im Kanzleimanagement, in der kaufmännischen Verwaltung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion, idealerweise in einer Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei.
Erfahrung in der Organisation und Optimierung betrieblicher Abläufe sowie in der Koordination verschiedener Aufgabenbereiche und Ansprechpartner.
Ein ausgeprägtes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und die Fähigkeit, organisatorische Anforderungen mit wirtschaftlichen Zielen in Einklang zu bringen.
Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen aktiv voranzutreiben.
Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber der Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie die Bereitschaft, sich in kanzleispezifische Software und digitale Anwendungen einzuarbeiten. DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse mit Bereitschaft zur Weiterentwicklung.
Diskretion, Zuverlässigkeit und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Unternehmens-, Personal- und Mandanteninformationen.
Interesse an Digitalisierung, Prozessmanagement und KI-gestützten Anwendungen sowie die Bereitschaft, neue Lösungen zu bewerten und deren Einsatz im Kanzleialltag mitzugestalten.

Das erwartet Sie bei uns

Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit 40 Stunden pro Woche und enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
Ein digital ausgestattetes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team aus Assistenz, Fachmitarbeitenden und Berufsträgern.
Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und digitale Verbesserungen gemeinsam im Team umzusetzen.
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie eine Ihrer Qualifikation und Erfahrung entsprechende Vergütung.

Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und relevante Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse per E-Mail an kalthoff@rms-stb.de oder buenuel@rms-stb.de. Nennen Sie bitte Ihren bevorzugten Standort, Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung als Jahresbruttogehalt für 40 Wochenstunden. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen vorab erreichen Sie Dirk Kalthoff unter +49 173 5764680 oder Zeliha Bünül unter +49 6131 3864-0.

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